ORDONNANCE du 25 mars 2020 règles régissants les réunions et AG dans le contexte COVID

Nous portons à votre connaissances les dispositions concernant l'organisation des réunions et AG dans le contexte sanitaire actuel.

Ordonnance à lire
https://drive.google.com/file/d/1VUMgV8W-94J0Y3-SfhAFS_mwMVZ4nd8K/view?usp=sharing

Voici quelques précisions relatives à l’Ordonnance soumise par notre Gouverneur.

Comme vous le savez, compte tenu des restrictions sanitaires, la tenue des réunions de Bureaux, Conseils d’administration et Assemblées générales n’est pas permise.

Les mesures prises par cette ordonnance (prise parmi les 26 ordonnances publiées le 26 mars dernier en application de la loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19) proposent une alternative aux règles statutaires organisant notamment le fonctionnement des associations.

Elle complète l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes des personnes morales de droit privé, laquelle mérite d’être évoquée, malgré son inutilité relative pour les associations Lions.

Concernant l’approbation des comptes annuels.L’ordonnance n° 2020-318 prévoit une prorogation de trois mois du délai pour faire approuver les comptes annuels.
Le texte indique : «  Les délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d'une personne morale ou d'une entité dépourvue de personnalité morale de droit privé pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant, ou pour convoquer l'assemblée chargée de procéder à cette approbation, sont prorogés de trois mois. Cette prorogation ne s'applique pas aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 ».

Ce texte ne s’applique donc qu’aux d’AG dites « d’Automne » du District et des Clubs (lesquelles sont amenées à approuver les comptes).

Notez que ses dispositions s’appliquent aux entités clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire.


Rien n’est prévu pour les autres assemblées statutaires.


Modalités de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants :


L’ordonnance n° 2020-321 adapte les modalités de participation aux réunions et de délibération de l’Assemblée générale et des organes de direction (Conseil d’administration, Bureau, …) : elle permet l’organisation d’assemblées dites « à huis clos ».

Les membres sont convoqués à l’Assemblée par tout moyen. Ils doivent être informés de la date et de l’heure, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits (participation aux débats, vote, etc.). La convocation par mail avec accusé de réception de lecture est recommandée.

Pour la réunion à proprement parler, il est possible durant la période de confinement d’avoir recours aux moyens de communication à distance (conférence téléphonique ou audiovisuelle), et ce même si les statuts ne le prévoient pas, ou l’interdisent expressément.

Sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres de l’Assemblée qui participent à la conférence téléphonique ou audiovisuelle.

L’ordonnance ne précise pas les exigences techniques à remplir. Elle précise toutefois que :

la conférence devra permettre l’identification des membres,
les moyens techniques doivent transmettre au moins la voix des participants et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.


Les outils à utiliser sont connus (et souvent gratuits) : conférence téléphonique (OVH) ou visioconférence (Skype, Zoom, Jitsi). Le recours à la visioconférence est recommandé. Les membres qui n’ont pas de webcam ne se connectent qu’avec le son). Cela facilite l’identification des membres connectés (la feuille de présence reste impérative), ainsi que les arrivées et les départs en cours de réunion.

Le vote, lors d’une visioconférence, ne peut avoir lieu qu’à main levée.

Le PV est dressé par la seule personne présente, savoir en principe le Gouverneur de District ou le Président de Club.

Les dispositions ci-dessus valent pour les réunions de Conseil d’administration et de Bureau.

Voilà schématiquement résumé le dispositif.



Notez que, pour une raison qui m’échappe, les commentateurs autorisés proscrivent la consultation écrite concernant les assemblées générales, ce mode étant selon eux réservé aux délibération des conseils d’administration et bureaux.



J’avoue n’avoir pas encore pu analyser les textes de manière exhaustive.



Le cas échéant, je complèterai le présent envoi.



Amitié,



Christophe SILBERREISS

Avocat


Merci à Christophe pour l'analyse qu'il a bien voulu porter à notre connaissance